ইমেইলে ফাইল পাঠাতে ব্যবহার করুন ক্লাউড স্টোরেজ

ইমেইলের মাধ্যমে ফাইল আদান-প্রদান নতুন কিছু নয়। ৯০-এর দশক থেকে, যখন ইমেইলই ছিল আমাদের অনলাইন যোগাযোগের একমাত্র মাধ্যম, তখন থেকেই ইমেইলে করে ফাইল আদান-প্রদান চলে আসছে। আমরা সবাই, বিশেষত বানিজ্যিক বা দাপ্তরিক কাজে বিভিন্ন ডকুমেন্ট স্ক্যান করে, অথবা বিভিন্ন পণ্যের ছবি তুলে ইমেইলে এটাচ করে পাঠাতে অভ্যস্ত। কিন্তু প্রযুক্তির উন্নয়নের সাথে সাথে এর কিছু সীমাবদ্ধতাও দেখা দিয়েছে যা নিয়ে এখানে আলোচনা করা হবে এবং এসবের সহজ সমাধান কিভাবে করা যায় তা হাতে-কলমে দেখানো হবে।

১) ইমেইল সাইজের সীমা: একই ইমেইলে একসাথে অনেকগুলো ফাইল অথবা কিছু সংখ্যক বড় ফাইল পাঠালে তা প্রাপকের কাছে নাও পৌছাতে পারে (বাউন্স করতে পারে)। এর কারণ হচ্ছে অধিকাংশ প্রাপকের ইমেইল সার্ভারে নির্দিষ্ট একটি সীমা বেঁধে দেয়া থাকে যার থেকে বড় ইমেইল প্রত্যখ্যান করা হয়। সার্ভার (বা ডোমেইন) ভেদে এই সীমা ৫ মেগাবাইট থেকে ১০, ২০ বা বড়জোড় ৫০ মেগাবাইট হয়ে থাকে। আপনি আপনার নিজস্ব সার্ভারের ক্ষেত্রে এই সীমা অতিক্রম করতে পারেন, বা এমন কোন ইমেইল প্রোভাইডারের সেবা বেছে নিতে পারেন যারা অপেক্ষাকৃত বড় সাইজের ইমেইল গ্রহন করে। সে ক্ষেত্রে প্রাথমিকভাবে ইমেইল প্রোগ্রাম থেকে আপনার সার্ভারে ইমেইলটি ঠিকই যাবে, কিন্তু অধিকাংশ ক্ষেত্রে প্রাপকের সার্ভার থেকে তা বাউন্স করে ফেরত আসতে পারে।

ধরুন, আপনি একটি ইমেইলে ৩ মেগাবাইট সাইজের ৪টি ছবি (সর্বমোট ১২ মেগাবাইট) এ্যাটাচ করে কাউকে পাঠালেন। এই ইমেইলটি আপনার প্রাপকের কাছে তখনই পৌঁছাবে যখন তার সার্ভারের মেসেজ সাইজের সীমা অন্তত ১২-১৫ মেগাবাইট হবে। তার সার্ভারে যদি ৫ বা ১০ মেগাবাইটের সীমা বেঁধে দেয়া থাকে, তা হলে আপনার ইমেইলটি যাবে না। কোন প্রাপকের সার্ভার কত বড় ইমেইল গ্রহন করবে তা-ও আপনি আগে থেকে জানবেন না। এক্ষেত্রে এক ধরনের সমাধান হতে পারে যদি আপনি নির্বিচারে সব ছবি বা ডকুমেন্ট পাঠানোর আগেই অনেক ছোট করে পাঠান, অথবা প্রতিটি ডকুমেন্ট আলাদা আলাদা করে পাঠান। কিন্তু আপনার ইমেইল মেসেজের বিষয়বস্তুই যদি এমন হয় যে অনেকগুলো ফাইল একসাথে পাঠাতে হবে, বা ছবিগুলোর মান অক্ষুন্ন রাখতে হবে, তখন কী করবেন? আর, চট করে কিছু পাঠাতে গেলেই তা ইমেইলের উপযোগী, অর্থাৎ বিশেষায়িত প্রোগ্রামে এডিট করে ছোট করার ঝামেলাও তো কম না।

২) স্টোরেজ অপচয়: দাপ্তরিক বা ব্যবসায়ীক কাজে যেসব ইমেইল করা হয়, সেগুলো সাধারনত প্রাপক ছাড়াও একাধিক কর্মকর্তাকে কপি (সি.সি.) করে পাঠানো একধরনের অলিখিত নিয়মের মত হয়ে গেছে। এমন অধিকাংশ ইমেইল ৩ থেকে ৫ জন বা তারও বেশি ব্যক্তির কাছে কপি করা হয়। এমন অবস্থায় আপনি যদি দিনে ৫ টির মত প্রতিটি ১০ মেগাবাইটের ইমেইল করেন, তাহলে দিন শেষে তা ৫×১০×৫ = ২৫০ মেগাবাইটের বেশি স্টোরেজ দখল করে ফেলবে যা অবশ্যই অপচয়। এসব ইমেইলের উপর যখন রিপ্লাই বা ফরোয়ার্ড হয় তখন গুননুপাতিক হারে এই অপচয় বাড়তেই থাকে। আবার, এখন অনেকে মোবাইলে বা ট্যাবেও ইমেইল চেক করে। সুতরাং যাদের মোবাইল সয়ংক্রিয়ভাবে পুরো মেইল ডাইনলোড হয়, স্টোরেজের সাথে সাথে তাদের মূল্যবান মোবাইল ডাটার অপচয় তো আছেই।

৩) সময় ও শ্রমের অপচয়: আবার কিছু কিছু ডকুমেন্ট আছে, যেমন আপনার সি.ভি./বায়োডাটা বা লাইসেন্স ইত্যাদির একই ফাইল বার বার বিভিন্ন প্রাপককে পাঠাতে হয়। শুধুই যে বার বার পাঠাতে হয় তা নয়, বরং আপনি মাঝে মধ্যে আপনার ডকুমেন্টটি আপডেটও করতে পারে, এবং প্রতিবার আপডেটের পরে নতুন করে এটাচ করে তা আবার পাঠাতে হয়। এতে আপনার বা আপনার প্রাপকের সার্ভারের মূল্যবান স্টোরেজ স্পেস তো নষ্ট হয়ই— সাথে অপচয় হয় সময়েরও, কেননা আপনাকে নতুন করে দু-লাইন লিখে বুঝিয়ে বলতে হয় যে আগের ফাইলটি আপডেট করা হয়েছে।

ইমেইলের ব্যবহারকারীর সংখ্যা এবং বিবিধ ক্ষেত্রে এর ব্যবহার বাড়ার সাথে সাথে এসব সমস্যাও সবার নজরে এসেছে। আর তাই, ব্যবহারকারীদের চাহিদা মেটাতেই ছোট-বড় বিভিন্ন প্রতিষ্ঠান বাজারে এনেছে ক্লাউড স্টোরেজ। এসব ক্লাউড স্টোরেজের একটি আমরা দেখব যা সরাসরি ইমেইল এ্যাটাচমেন্টের বিকল্প হিসেবে খুব ভাল কাজ দেয়।

ড্রপ-বক্স

Dropbox.com ওয়েবসাইটে গিয়ে খুব সহজেই আপনার ইমেইল এড্রেস, নাম ও পাসওয়ার্ড নির্বাচন করে খুলে ফেলতে পারেন নিজস্ব (ফ্রী) ড্রপবক্স একাউন্ট। তারপর, যদিও আপনি ড্রপবক্স ওয়েবসাইট থেকেই প্রয়োজনমত ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন এবং ফাইল আপলোড করতে পারেন, সবচেয়ে সুবিধাজনক হচ্ছে আপনার পিসি বা ম্যাকে ড্রপবক্সের ক্লায়েন্ট প্রোগ্রামটি ইন্সটল করে নেয়া। ক্লায়েন্ট প্রোগ্রামটি ইন্সটল করার পরে আপনার কম্পিউটারের একটি বিশেষ ফোল্ডারে যা কিছু রাখবেন, তা সয়ংক্রিয়ভাবে ক্লাউডে কপি হয়ে যাবে। ভয় নেই— সব ফাইলই সবাই দেখতে পাবে না; কেবলমাত্র আপনি কোনকিছু কারও সাথে শেয়ার করলেই তবে তা কেউ দেখতে পাবে। অতএব, যেসব ফাইল আপনি সাধারণত ইমেইল করে থাকেন, বা ইমেইল করার প্রয়োজন হবে, তা আগেভাগেই এই বিশেষ ফোল্ডারে কপি (বা মুভ) করে ফেলুন। তারপর আপনার ফাইল বা সম্পূর্ণ ফোল্ডার (যদি অনেকগুলো ফাইল পাঠাতে হয়, যেমন ছবির এ্যালবাম) এর উপর রাইট-ক্লিক করে “শেয়ার লিংক” নির্বাচন করুন। ব্যাস! আপনার প্রয়োজনীয় ফাইল/ফোল্ডারের একটি সংরক্ষিত লিংক তৈরি হয়ে আপনার ক্লিপবোর্ডে চলে আসবে। এবার, এই লিংকটি আপনার ইমেইলে পেস্ট করে দিন। আর এখন থেকে মেদহীন হালকা-পাতলা ইমেইল পাঠিয়ে সবাইকে চমকে দিন! এভাবে যত বড় বা যত বেশি সংখ্যক ডকুমেন্ট বা ফটো পাঠান না কেন, অন্তত সাইজের কারণে কখনোই সেগুলো বাউন্স করে ফেরত আসবে না।

বিঃদ্রঃ এখানে কেবলমাত্র ড্রপবক্সের কথা উল্লেখ করার একমাত্র কারন হচ্ছে এটি নতুন ব্যাবহারকারীদের জন্য সবচেয়ে সহজ ও বন্ধুসুলভ। ড্রপবক্স ছাড়াও আপনি Microsoft OneDrive, Google Drive, Google Docs, Box.com পরখ করে দেখতে পারেন, অথবা হোস্ট করতে পারেন আপনার নিজস্ব OwnCloud সার্ভার।

Leave a Reply